Sağlık sektöründe faaliyet gösteren medikal firmalar için Ürün Takip Sistemi (ÜTS) süreçleri, işin en hassas ve en çok mesai harcanan kısımlarının başında geliyor. Özellikle yoğun iş temposunda veya hastane/klinik teslimatlarının koşturmacası içinde yapılan ufak bir ihmal, sonrasında TİTCK denetimlerinde ciddi cezai yaptırımlarla karşılaşılmasına neden olabiliyor.
Saha tecrübelerimizde ve destek hatlarımıza gelen sorularda görüyoruz ki, firmaların birçoğu "Tüketiciye Verme" ve "İptal" işlemlerinde benzer noktalarda hata yapıyor. Peki, operasyonunuzu riske atan bu yaygın tuzaklar neler ve bunlardan nasıl kaçınabilirsiniz?
1. Zaman Aşımı ve Gecikmeli Bildirimler
ÜTS mevzuatına göre işlemlerin belirli yasal süreler içerisinde yapılması esastır. Ancak özellikle perakende satışlarda veya doğrudan kliniklere/muayenehanelere yapılan nihai tüketici satışlarında, fatura kesildiği an ile ÜTS bildirimi anı arasında zaman kopuklukları yaşanabiliyor. Muhasebe programında fatura kesilip fiş kapatıldıktan sonra "Nasıl olsa bildirim yapılır" mantığıyla araya günlerin girmesi, sistemde uyumsuzluklara yol açıyor.
2. Tüketiciye Verme İşlemlerinde Yanlış Bildirim Türü Seçimi
Her ürünün satış senaryosu aynı değildir. Kimi ürün doğrudan hastaya (gerçek kişi) verilirken kimi ürün doğrudan tüketici konumundaki bir sağlık kuruluşuna veya hekime ulaştırılır. "Tüketiciye verme" bildirim ekranında parti/seri numarası veya miktar girişlerinde yapılan küçük bir klavye hatası, stoklarınızdaki ürünle ÜTS'deki hareketin eşleşmemesine neden olur. Bu durum, ileride yapılacak stok sayımlarında büyük baş ağrısı yaratır.
3. İptal Süreçlerinde "Gözden Kaçan" Detaylar
Satış iptal edildiğinde veya ürün iade alındığında, sadece muhasebe programında faturayı iade etmek maalesef yetmiyor. Sahadaki en büyük yanılgılardan biri, "Muhasebede iptal olduysa ÜTS'de de düzelmiştir" düşüncesidir. Karşı taraf bildirim süresi içinde iadeyi onaylamazsa veya siz ÜTS üzerinden zamanında iptal/red bildirimi yapmazsanız, ürün hala ilgili kişinin üzerindeymiş gibi görünmeye devam eder. Denetim anında fiziksel depoda olan ama sistemde başkasında görünen ürünler, cezaların gerekçesidir.
Manuel Takip Neden Riskli?
Tüm bu süreçleri tamamen insan gücüne ve manuel takibe dayandırmak, insan hatasına açık bir kapı bırakmak demektir. Fatura kesildiği anda arka planda çalışan akıllı bir konnektör sistemi; ürünün barkodunu, seri numarasını ve miktarını doğrudan ÜTS'ye saniyesinde işler. Böylece ne zaman aşımı sorunu yaşanır ne de "Acaba bildirimi unuttuk mu?" stresi kalır.
Şimdi sıradaki konumuz olan, bu hataların ve manuel yükün kökten nasıl çözüleceğini ele aldığımız noktaya geçiyoruz.
ÜTS Bildirim Süreçleri Otomasyona Nasıl Taşınır? (Konnektör Mantığı ve Avantajları)
Medikal sektörde ticaretin hızı gün geçtikçe artıyor. Sabah merkez depodan çıkan yüzlerce kalem tıbbi cihaz, gün içinde onlarca farklı noktaya sevk ediliyor. Muhasebe departmanı bir yandan fatura ve irsaliye yetiştirmeye çalışırken, depo çalışanları veya yöneticiler diğer yandan ÜTS portalı üzerinden tek tek bildirim yapmak zorunda kalıyor. Peki, bu çift yönlü amelelikten kurtulmanın yolu nedir?
Cevap net: Otomasyon ve Konnektör Mimarisi.
Konnektör Tam Olarak Ne İş Yapar?
Birçok firma entegrasyon kelimesini duyduğunda karmaşık ve pahalı yazılım projelerini hayal eder. Oysa modern çözümlerde kullanılan konnektör mantığı son derece basittir ve hayat kurtarır.
Konnektör; ister sunucunuza ister lokal bilgisayarınıza kurulan, arka planda sessizce çalışan akıllı bir köprüdür. Süreç şu şekilde işler:
-
Fatura Kesilir: Satış temsilciniz veya muhasebeciniz halihazırda kullandığı ERP veya muhasebe programında (Logo, Mikro, Netsis vb.) satış faturasını veya irsaliyesini kesip kaydettiği an süreç başlar.
-
Konnektör Devreye Girer: Kurduğumuz sistem, o faturanın içinde ÜTS'ye tabi tıbbi bir ürün olup olmadığını anında saniyeler içinde algılar.
-
Otomatik Bildirim: Konnektör, verileri alır ve 724ofis.com portalı üzerinden doğrudan ÜTS sistemine bildirimine hazır hale getirir.
-
Kullanıcıya Onay/Durum Raporu: İşlem başarılı şekilde tamamlandığında size sadece arkanıza yaslanıp raporu incelemek kalır. Herhangi bir hata (örneğin hatalı seri numarası veya düşmeyen stok) varsa sistem sizi anında uyarır.
İşletmenize Sağladığı 4 Büyük Avantaj
-
Zaman Tasarrufu: Günde onlarca fatura kesen bir medikal firma için manuel ÜTS bildirimi günde ortalama 2-3 saatlik iş gücü demektedir. Konnektör bunu sıfıra indirir.
-
Ceza Riskine Son: Unutulan, atlanan veya mesai saati bitimine sıkıştırıldığı için yanlış yapılan bildirimlerden kaynaklanan ağır idari para cezalarının önüne geçilir.
-
Stok ve Muhasebe Mutabakatı: Faturadaki rakamlarla ÜTS'deki hareketlerin birebir tutması sayesinde depo sayımlarında "kayıp ürün" stresi yaşanmaz.
-
Kesintisiz Akış: Üretim, alma, ithalat ve tüketiciye verme gibi tüm modüller arka planda tek tıkla senkronize çalışır.
Geleceğe Yatırım Yapın
Tıbbi cihaz sektöründe rekabet sadece doğru ürünü bulmakla değil, operasyonel çeviklikle mümkündür. Manuel süreçlerin getirdiği riskleri omuzlarınızdan atmak ve işinizi büyütmeye odaklanmak için entegrasyon artık bir lüks değil, zorunluluktur.