Medikal sektörde faaliyet gösteren birçok firma, Tıbbi Cihaz Yönetmeliği ve Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kuralları içinde hareket ederken bazı terimleri birbirinin yerine kullanabiliyor. Bunların başında da "ÜTS Kaydı (Ürün/Firma Kaydı)" ile "ÜTS Bildirimi (Haraket Bildirimi)" kavramları geliyor.
Kağıt üstünde benzer gibi duran bu iki işlem, aslında sürecin tamamen farklı aşamalarını oluşturur. Aralarındaki farkı bilmemek veya karıştırmak, maalesef ağır idari para cezalarıyla karşılaşmanın en kestirme yoludur. Peki, bu iki kavram tam olarak ne anlama geliyor ve aralarında nasıl bir fark var?
1. ÜTS Kaydı Nedir? (Temel Adım)
ÜTS kaydı, bir ürünün veya firmanın Ürün Takip Sistemi veritabanına ilk kez resmi olarak tanıtılması ve sisteme dahil edilmesidir.
-
Firma Kaydı: Sağlık tesislerinin, imalatçıların, ithalatçıların veya bayilerin ÜTS üzerinde yetki belgeleriyle (örneğin Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi) sistemde pasiften aktif hale gelip faaliyet göstermesini sağlayan kayıttır.
-
Ürün/Tıbbi Cihaz Kaydı: Piyasaya arz edilecek bir tıbbi cihazın veya kozmetik ürünün barkodunun, teknik belgelerinin ve özelliklerinin ÜTS'ye tanımlanarak barkod numarasıyla eşleştirilmesidir.
Özetle: ÜTS kaydı bir kerelik (veya ürün/firma bilgileri değiştikçe yapılan) statik bir kayıttır. Ürünün satılabilir veya ithal edilebilir resmi onayını alır.
2. ÜTS Bildirimi Nedir? (Dinamik Süreç)
ÜTS bildirimi ise ürünün fiziki olarak el değiştirdiği, dağıtıldığı veya tüketiciye ulaştırıldığı anlarda yapılan hareket bildirimleridir.
Ürün fabrikadan çıkıp depoya girdiğinde, depodan hastaneye sevk edildiğinde veya doğrudan hastaya/tüketiciye verildiğinde sistem üzerinde anlık olarak yapılması zorunlu olan dinamik süreçtir.
-
Üretme, alma, verme, ithalat, tüketiciye verme ve iade bildirimleri bu kategoridedir.
-
Fatura veya irsaliye kesildiği an arka planda ÜTS'ye bu hareketin işlenmesi gerekir.
Aralarındaki Temel Farklar Nelerdir?
-
Zamanlama: ÜTS kaydı ürün piyasaya sürülmeden veya ticaretine başlanmadan önce yapılır. ÜTS bildirimi ise ürünün her bir el değiştirmesinde (satış, sevk anında) yasal süreler içinde anlık olarak yapılır.
-
Kapsam: Kayıt ürünün kimliğiyle ilgilidir (Hangi barkod, hangi özellikler?). Bildirim ise ürünün lojistik ve mülkiyet hareketiyle ilgilidir (Bu ürün kime gitti, hangi seri numarasıyla satıldı?).
Manuel Takip Neden Tehlikelidir?
Firmalar genellikle ürünün "ÜTS kaydı var" diye rahat hareket edip, her satışta yapılması gereken "ÜTS bildirimlerini" göz ardı edebiliyor veya geciktirebiliyor. Deponuzda kaydı tam olan bir ürünün, hareket bildirimi yapılmadığı için denetimde "kayıp veya kayıtsız hareket" gibi görülmesi büyük cezalara yol açar.
724ofis.com üzerinden entegre ettiğimiz konnektör sistemleri, muhasebe programınızda (Logo, Mikro vb.) kestiğiniz faturayı anında algılayarak doğru bildirim türünü otomatik oluşturur. Böylece ürünün zaten var olan kaydı ile anlık hareketleri arasında hiçbir zaman uyumsuzluk yaşanmaz. Operasyonunuzu şansa bırakmayın, süreçlerinizi otomasyona emanet edin.