Tıbbi cihaz sektöründe ticaret sadece "satış" ve "teslimat" şeklinde değildir. Hastanelerin cihazı denemek istemesi, ameliyatlarda veya özel uygulamalarda geçici süreyle kliniklere cihaz verilmesi sektörün olağan akışındandır. Ürün Takip Sistemi (ÜTS) üzerinde bu tür hareketleri yasal zemine oturtan mekanizma ise Geçici Kullanım Bildirimi olarak adlandırılır.
Peki, geçici kullanım bildirimi tam olarak nedir, hangi durumlarda zorunludur ve bu süreçte nelere dikkat edilmelidir?
1. Geçici Kullanım Bildirimi Tam Olarak Nedir?
Geçici kullanım bildirimi; mülkiyeti firmada kalan ve/veya belirli bir süreyle başka bir sağlık kuruluşuna (hastane, klinik, muayenehane) kalıcı satış olmaksızın kullanım amacıyla sevk edilen tıbbi cihazların ÜTS üzerinde izlenebilirliğini sağlayan bildirim türüdür.
Örneğin;
-
Bir hastanenin yeni bir ameliyathane cihazını satın almadan önce demo/deneme amaçlı talep etmesi,
-
Kongre, fuar veya bilimsel etkinlikler için cihaz çıkışı yapılması,
-
Geçici bir operasyon veya tedavi için başka bir sağlık tesisine cihaz emanet edilmesi durumlarında bu bildirim devreye girer.
2. Hangi Durumlarda Zorunludur ve Süreç Nasıl İşler?
Cihazın normal bir satış faturası veya kesin verme işlemi olmaksızın firma deposundan çıkıp başka bir yere gitmesi, ÜTS stoklarında "kayıtsız hareket" riski doğurur. TİTCK denetimlerinde depoda görünmeyen ama sahada olan bir cihaz büyük cezai yaptırımlara yol açabilir.
-
Süre Takibi: Geçici kullanım bildirimlerinde cihazın karşı tarafta kalacağı sürenin ve amacın takibi önemlidir. Cihaz geri geldiğinde veya kalıcı satışa dönüştüğünde ilgili ÜTS hareketlerinin de güncellenmesi gerekir.
-
Karşılıklı Onay: Cihazın gönderildiği sağlık kuruluşu ile sistem üzerinden entegre bir şekilde hareketin teyit edilmesi, olası stok uyumsuzluklarını önler.
Manuel Takibin Zorlukları ve Otomasyonun Gücü
Yoğun iş temposu içinde "Nasıl olsa demo cihaz, geri gelecek" düşüncesiyle geçici kullanım bildirimlerinin atlanması veya unutulması, firmalar için büyük bir risk alanıdır. Fatura kesilmediği için muhasebe programlarında gözden kaçabilen bu hareketler, ÜTS denetimlerinde sorun yaratır.
724ofis.com altyapısında sunduğumuz konnektör sistemleri ve entegrasyon çözümleri, sadece standart satışları değil; sevk, demo ve geçici çıkış süreçlerinizi de muhasebe altyapınızla eşitleyerek anlık olarak takip etmenizi sağlar. Operasyonel yükünüzü azaltın, süreçlerinizi güvenceye alın.